Outils Froids

Outils Gestion Du Temps - Outils Knowledge Worker

Il y a longtemps que je n’avais pas parlé de la méthode GTD et c’est le billet récent de Nioumedia qui m’y pousse.
Il se trouve que j’ai testé pas mal de solutions différentes :

• Life Balance
• Clear Context,
• GTD Tiddlywiki
• Monkey GTD
• d3
• Thinking Rock et quelques autres (c’est vraiment paradoxal de perdre autant de temps à tester des outils sensés nous en faire gagner mais comment faire autrement, lire Outils Froids peut-être?)

J’ai fini par adopter (depuis maintenant 3 mois, un record) le Jello Dashboard.
Je vais tout de suite vous donner les pré-requis qui feront que vous aurez ou non la possibilité/envie de le tester et aussi de continuer à lire cet article (gagner du temps j’vous dis !) :
- Ne fonctionne qu’avec Outlook
- Ne possède pas de version pour Palm, Blackberry ou autre organiseur
- Gratuit

Je cherchais depuis longtemps un outil intégré à Outlook parce que je pense qu’avec l’accroissement continuel de la masse d’information qu’on doit gérer à titre personnel ce n’est pas la peine de multiplier en plus le nombre des interfaces de gestion. J’ai d’ailleurs exactement le même problème avec mon agrégateur RSS, Newzie. Il a beau être excellent je me demande si je ne vais pas opter là encore pour un outil intégré à ma messagerie. Je pense notamment à Attensa (gratuit lui aussi) que je teste depuis plusieurs semaines et qui, une fois doublé des dossiers de recherche d’Outlook, se révèle redoutable, même s’il est moins "ludique" que Newzie.
Bon tout ça pour vous dire que jusqu’à ce que je découvre le Jello Dashboard j’utilisai Clearcontext. C’est un logiciel qui n’est pas donné mais s’intègre à Outlook et propose beaucoup de fonctionnalités. Beaucoup trop peut-être, car quand j’ai utilisé le JD pour la première fois c’est sa simplicité qui m’a séduit.
Le Jello Dashboard est un plugin qui prend la place de votre page d’accueil Outlook. Il intègre automatiquement tout ce qui est déjà présent dans votre messagerie, contacts, emails, rendez-vous, notes, et bien sûr tâches. Il est une sorte de surcouche qui va leur ajouter de nombreuses fonctionnalités issues de la méthode GTD.
Il propose aussi un mode de visualisation global de vos données Outlook bien plus efficace que les vues par défaut (d’où le nom de« dashboard », tableau de bord). Ainsi vous pourrez par exemple ajouter à vos catégories classiques des contextes ou encore rattacher chaque tâche à un projet plus global.
En fait ce programme ne change absolument rien à l’existant d’Outlook mais permet de lui ajouter des données. Si vous le désinstallez vous retrouverez vos tâches bien classées dans les catégories que vous aviez créées initialement.
On peut citer comme autres fonctionnalités :

• Visualisation mêlant à la fois vos rendez-vous et les tâches ayant une échéance. Présentation par jour, semaine, mois ou Next Action au choix
• Visualisation par contextes ou projets
• Possibilité de transformer un email ou un RV en une tâche en un clic
• Bouton pour imprimer la liste affichée à l’écran
• Possibilité de transformer une tâche « basique » en Next d’un clic
• Master-list qui présente en une page tous vos RV et tâches en cours
• Plus d’une trentaine de réglages possibles (voir « settings »)
• Possibilité d’utiliser des lignes de commande pour créer des items (tâches, RV,…)
• Utilisation possible de raccourcis clavier
• Notons pour finir un fichier d’aide qui utilise l’élégant Tiddliwiki et est également intégré dans Outlook

Le Jelly Dashboard possède encore beaucoup d’autres fonctionnalités mais j’ai cité ici celles qui m’ont convaincu de l’adopter.
Si cet outil ne vous convenait pas je vous livre également quelques adresses découvertes récemment autour de GTD :

• The ultimate Getting Things Done Index : centralise tous les blogs qui parlent de GTD
• A Survey of the GTD App Landscape : un article qui compare une trentaine d’outils ou de services de ce type
• Une méthode pour « customiser » Outlook pour GTD sans installer de plugin
• GTD Portal : un wiki portail avec de nombreuses catégories (books, podcasts, Forums, Paper-based systems, Portable GTD,…)
  

Tout un programme donc et de longues heures de lecture et de tests en perspective pour sélectionner l’outil ultime qui vous fera gagner du temps, temps que vous pourrez utiliser à lire et tester de nouveaux outils pour encore gagner plus de temps que vous pourrez utiliser pour lire et tester de nouve ………….