Classer, trier, tagger ses documents : le choix ... et l'embarras
Ressources Knowledge Worker - Ressources Gestion Information Personnelle
Depuis
quelques jours je cherche à réorganiser totalement la gestion de mon information
personnelle. Pour l’instant j’utilisai un très classique système de dossiers
hiérarchisés sous Windows, doublé d’un moteur de recherche local (Exalead
Desktop).
Ca
fonctionnait à peu près mais devant l’afflux de nouvelles données (fils rss
notamment) j’ai fini par me dire qu’il serait bon de (tenter de) rationaliser
tout cela.
Mon idée, pas
nouvelle certes, est de réaliser une taxonomie personnelle globale qui me
permettra d’utiliser les mêmes termes pour classer tout ce qui entre dans mon
système d’information. Après un bref inventaire je me suis en effet aperçu que
je disposais de plus de 7 classements thématiques différents, certains
hiérarchisés et d’autres non (souvent en fonction des possibilités données par
l’outil de gestion utilisé) :
- base de
données perso (KB) dans laquelle je classe tout les documents qui me semblent
pouvoir être réutilisées ou importants --> système de dossiers natif de Windows
- ma
production perso au sens large (cours, articles, courriers administratifs, présentations
ppt,…) --> système de dossiers natif de Windows
- compte
del.icio.us pour mes urls (avec synchronisation dans Firefox)
- agrégateur
de fils rss --> l'excellent Newzie dont je reparlerai ici bientôt
- messagerie --> Outlook
- mon blog --> www.outilsfroids.net
- les pages
web que je capture avant lecture via l’excellent plugin Scrapbook pour Firefox (mais en train d'être détrôné par le non moins excellent Zotero dont je parlerai aussi bientôt)
Un classement
unifié de tout cela me semblait possible à la base mais je me demande si je ne
vais pas finir par jeter l’éponge, ou en tout cas par voir moins grand.
En effet
après pas mal de recherche je ne trouve pas l’outil capable de gérer une telle taxonomie
de manière dynamique. J’entends par là une interface qui me permettrait par
exemple de voir tout ce qui, sur mon poste, est classé sous le thème/tag « Intelligence
économique », ou de croiser ce thème avec un autre et de voir quels documents
émergent, quels qu’ils soient : emails, urls, pdf,…
J’ai obtenu
des résultats partiels mais rien qui ne me satisfasse totalement. Je vais
néanmoins évoquer les solutions testées :
Tagg est un
logiciel java disposant d'une version gratuite. Il vous permet de tagger tous types de fichiers un
par un ou en groupe, vous pouvez ainsi appliquer très rapidement de nouveaux
éléments de classement à un dossier et à tous les sous-dossiers qu’il contient. Tagg
permet par ailleurs :
- De
prévisualiser plusieurs types de fichiers ZIP, html, txt, images, audio, mais
pas encore les documents Office et les pdf
- De
lancer des recherches via les tags, y compris en les croisant
- D’ajouter
des métadonnées à un document
- De
noter par un système d’étoile (1 à 5) les documents afin de pouvoir mieux les
trier ensuite
- De
faire des recherches enregistrées (qui se mettent à jour automatiquement lors
de l’arrivée de nouveaux documents)
- De
créer autant de database spécifiques qu’on le souhaite
En un mot c’est
un excellent logiciel gratuit mais il ne répond pas à mes besoins car il ne
gère pas le classement de :
- Mes
emails
- Mes
urls
- Les
entrées de mon blog
- Les
catégories créées dans Scrapbook
- Les
catégories créées dans Newzie
En gros il
gère deux types de classement sur sept, ce qui est tout de même peu par rapport
à mes ambitions initiales…
Tag2Find
à bien l'air d'être le logiciel que je cherche mais il fonctionne avec un disque dur partitionné en NTFS, ce qui pour
une raison obscure n’est pas le cas du mien.
Reste The Brain, oui je sais je vous rebats les oreilles avec ce logiciel depuis la
création d’Outils Froids, mais il n’y a pas de raison que je me prive d’un
outil qui, sans avoir été mis à jour depuis des années, présente une ergonomie et une intégration qui en remontrent à beaucoup de logiciles récents
et permet d’utiliser des tags (encore appelés « keywords » à l’époque)
comme on le veut, de classer des thématiques avec une hiérarchisation ouverte,
de réaliser des sortes de classifications à facette, etc, etc
A ce propos
je serai très interessé par l’avis des spécialistes sur cet
outil. Comment en effet qualifier cet hybride surdoué du classement ?
Got, Manue si vous m’entendez.
Bon The Brain
donc va un peu plus loin puisqu’avec lui je peux gérer :
- Les
docs de ma KB
- Les
docs de « mes docs »
- Mes
urls
- Les
entrées de mon blog
C’est un
peu mieux mais ce n’est pas encore assez je trouve. Alors que me reste t-il ?
On aurait
pu penser que la réponse serait dans Vista, le nouveau système d’exploitation
de Microsoft. Les explications sur son système de tags données par Gina Trapani
sur Lifehacker sont à la fois tentantes et décevantes. Tentantes car le système
proposé par Microsoft semble pratique et particulièrement simple d’utilisation.
Décevantes car il ne permet pas de tagger tous les types de fichiers (par
exemple RTF, .txt, .png). Je ne pense pas non plus qu’il me permettra de gérer
les catégories de del.icio.us ou de mon agrégateur.
Bien sûr il y a toujours moyen d’entretenir une taxonomie non dynamique, sous Excel par exemple, et de la mettre à jour dès que le besoin de créer une nouvelle catégorie se fait sentir. Il faut ensuite penser à répercuter tout changement effectué dans mes 7 classements existants. Par ailleurs à chaque fois qu’on souhaitera créer une nouvelle thématique il faudra ouvrir le document renfermant la taxonomie pour être sûr qu’il n’y pas doublon. Au final tout cela risque de donner ... un système mort-né
Ma dernière
chance réside dans Mind Manager de la société Mindjet. J’ai pu en obtenir
une copie gratuite lors de l’action promotionnelle qu’ils ont lancé vers les
bloggeurs voilà quelques mois. Je m’en félicite tous les jours (ah oui vraiment bravo Christophe!) car même si j’aimais
bien Freemind il faut reconnaître que Mind Manager est incomparablement plus puissant.
Je vais donc voir s’il peut m’aider à répondre à mon problème et je vous tiens au courant. Si vous avez des idées je suis bien sûr preneur.
tagging personal information management
![[^]](/public_images/skins/itheme/fleche-haut-13.png "En Haut")
1 - Spotlight
Sous Mac OS X, il y a spotlight, qui est, pour simplifier, un moteur de recherche dans votre OS (Vista a essayé de s'en inspirer).
A ma connaissance, cela résoudrait vos points :
1
2
3
(4) ? selon l'aggrégateur de news utilisé
5
(6)?
7 si ces pages web sont capturées en pdf par exemple
Les recherches s'effectuent de plus à la fois avec des TAG, mais également sur le contenu de vos documents.
Bref cela résoudrait de facon simple votre problème de rangement...
Cordialement,
Geoffrey