Les outils de groupware en ligne

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J’ai vu récemment plusieurs
questions sur les groupwares online dans différentes listes de discussion
(veille et i-KM je crois). Je mets donc en ligne cet article qui n’est pas tout
jeune puisqu’il date de début 2002. J’y comparais une vingtaine d’applications
dont certaines ont sans doute disparu depuis. J’ai ajouté en fin d’article une
liste des outils de groupware (ou pouvant être utilisés comme tels) que je
n’avais pas testé à l’époque et qui sont encore actifs:

Les habits neufs du
groupware

Paru dans le magazine Influx
n°4

Les applications à but
collaboratif sont à peu près aussi anciennes que lInternet et indissociables de
l’idée de communauté. Dès 1968, Joseph Carl Robnett Licklider et Robert W.
Taylor, deux des fondateurs dArpanet, pressentent lapparition des communautés
dans leur ouvrage commun "The computer as communication device". Ils
les définissent alors comme des communautés de partage dintérêt quils opposent
aux communautés de proximité géographique classiques.

La communauté scientifique
fut la première à exprimer son besoin d’outils de communication. Les BBS
(Bulletin Board systems), ancêtres des sites web, firent leur apparition en
1981. Puis se fut le tour des newsgroups, de la messagerie, de l’Internet relay
chat (IRC).

Parmi les outils pionniers
développés ces dernières années, citons également le VAT du Lawrence Berkeley
National Laboratory ou le Free Phone de lINRIA qui permettent la communication
audio entre postes de travail équipés, lapplication de vidéo-conférence Network
Video de Xerox ou encore le tableau blanc partagé Collage du National Center for
Supercomputing Applications. Peu à peu, ces applications ont gagné l’Internet.
En se démocratisant, elles ont permis l’éclosion de communautés diverses qui ont
exprimé des besoins nouveaux. Aujourd’hui, les outils collaboratifs sont entrés
dans une nouvelle phase de développement. De nouvelles fonctionnalités
apparaissent permettant la création de bureaux virtuels et la gestion de groupes
de travail éclatés. Mais avant den examiner la typologie, il nous a semblé
intéressant de nous arrêter sur les pratiques communautaires.

Les communautés
virtuelles, appellées aussi communautés en ligne ou communautiques – terme créé
par les chercheurs de lUniversité de Québec et de Laval (Canada) Pierre-Léonard
Harvey et Michel Cartier – sont un phénomène abondamment étudié. Le premier à
sy être intéressé est Howard
Rheingold dans son ouvrage "The virtual community.
Homesteading on
the electronic frontier." paru en 1994.

Il les définit comme
"des regroupements socioculturels qui émergent dun réseau lorsquun nombre
suffisant dindividus participent à ces discussions publiques, assez longtemps
et en y mettant suffisamment de cur, pour que des réseaux de relations humaines
se tissent au sein du cyberespace." Une définition pas très éloignée
finalement de celle de la sociologie des communautés établie par George A.
Hillery en 1955 : "un groupe de personnes qui partagent des interactions
sociales et des liens communs entre eux et qui partage, tout au moins à un
moment donné, un espace".

Sur le réseau, le terme de
communauté peut sappliquer tour à tour aux communautés de clients des
fournisseurs daccès Internet, des grands portails généralistes et des
hébergeurs gratuits. Il peut aussi désigner certaines activités B2B comme les
marketplaces verticales ou horizontales, les intranets dentreprise et les
extranets. Mais également des activités B2C regroupant les utilisateurs dun
produit ou les fidèles dune marque. Enfin, il peut concerner les communautés
créées autour dun thème rassembleur (le vin, lautomobile, la veille
concurrentielle ), les communautés civiles (parti politique, association) et
les communautés dintérêt fonctionnel (jeu, rencontres en ligne).

Toutes ses communautés
répondent à au moins un, mais souvent plusieurs, des besoins suivants :
information, divertissement, création de relations, action ou préparation à
laction sur le web ou dans le monde réel (activisme),
transaction.

On peut distinguer trois
types de communauté, selon leur rapport au réel

Types

Exemples

Répond à des
besoins en:

1) Communautés
purement virtuelles (à titre indicatif )

Ø Communautés
des fournisseurs daccès (AOL, Compuserve,), dhébergeurs gratuits
(Multimania, Tripod,) ou de grands portails généralistes (MSN, Yahoo,
Lycos,)

Ø Communautés
dutilisateurs ou de clients créées par des sociétés autour dun produit
ou dune marque

Ø Communautés
thématiques (le vin pour Iacchos.com, la veille pour
Cybion.com,)

Ø Les
communautés B to B (marketplaces comme Hubwoo.com ou
Tradematch.com)

Ø Les
communautés axées sur le jeu en ligne (Ultima,
)

Ø Sites
de rencontre (le but étant ici de passer du virtuel au réel
!)

Ø Classe
virtuelle recevant un enseignement à distance (Onlineformapro.com,
Toutapprendre.com)

Ø Information
: ++

Ø Divertissement
: ++

Ø Création
de relations, implication : +

Ø Action
ou préparation de laction (activisme): –

Ø Transaction
: ++

2) Communautés
réelles représentées virtuellement

Ø Intranets
de petites sociétés ou associations

Ø Equipes
de travail (commerciaux, équipe projet,
étudiants)

Ø Groupes
dintérêt tournés vers laction (activistes): cellules syndicales, groupes
religieux,

Ø Intranets
familiaux

Ø Groupes
damis

Ø Information,
formation : +

Ø Divertissement
: –

Ø Création
de relations, implication: ++

Ø Action
ou préparation de laction (activisme): ++

Ø Transaction
: –

3) Communautés
mixtes

Ø Intranets
de grandes sociétes ou associations

Ø Partis
politiques

Ø Promotions
de facultés ou de grandes écoles

Ø Information,
formation : ++

Ø Divertissement
: –

Ø Création
de relations, implication : +

Ø Action
ou préparation de laction : +

Ø Transaction
: –

Il est important de
noter que le premier type de communauté na pas vocation à se fédérer autour
dun projet et n’entre pas dans la problématique du groupware et des outils
collaboratifs.

Critères de sélection des
outils de groupware:

Depuis deux ans environ, les
services en ligne de type collaboratifs se multiplient. Afin de choisir ceux qui
nous semblaient les plus représentatifs, nous avons définis d’abord une
typologie des applications. Au final, n’ont été retenus pour analyse que les
services qui répondaient à au moins un critère dans chacune des quatre
catégories suivantes :

Catégorie 1 :
outils de production à
distance

Catégorie 2 :
Outils d’organisation et de coordination des activités des
membres

Catégorie 3 :
Outils de communication

Catégorie 4 :
Accès des membres en situation de mobilité à leur
communauté

Ø Partage
de fichiers : tous les types de fichiers sont ici envisagés. Il sagit
bien de mettre un fichier à disposition de la communauté dans un espace
spécifique. Ceux-ci pourront alors venir le
télécharger.

Ø Fonctionnalités
de synchronisation de version (versionning) qui va gérer les différentes
versions dun document en fonction des personnes qui lont modifié et du
moment auquel elles lont fait. Il devra être possible de repérer
facilement les modifications apportées à un document et didentifier
celui qui les a apportées.

Ø Fonctionnalités
permettant le travail en commun sur un document en temps réel. Cela
sous-entend que le document puisse être ouvert dans un espace partagé et
à lintérieur dune application (traitement de texte, tableur, bases de
données, retouche de photographies ou
dimages,).

Cela
sous-entend également quil soit possible didentifier celui qui est en
train dagir sur le document.

Ø Fonctionnalités
de workflow qui vont permettre de définir une chaîne de validation des
documents avant leur publication.

Ø Présentation
de documents type PPT en ligne

Ø Création
et partage d’applications type BdD ou
tableurs

Ø Tableau
blanc partagé pour schémas et croquis

Ø Outil
de retouche dimage en temps réel et à
plusieurs

Ø Bookmark
partagé

Ø Album
photo ou images partagé

Ø Navigation
simultanée à plusieurs sur le web (co-browsing, group
surfing)

Ø Outil
de brainstorming de type outliner (semblable au mode plan de Word mais
partageable)

Ø Outil
de création de pages web

Ø Agenda
partagé qui va faciliter la coordination des activités des
membres.

Ø «
ToDo lists » partagées avec fonctionnalités dassignation de tâches qui
vont permettre de gérer des projets

Ø Carnets
d’adresse (physiques) partagés

Ø Horloge
permettant de connaître lheure locale des différents membres du
groupe.

Ø Fonctions
reminder

Ø Outil
de sondage / vote

Ø Webmail
intégré avec création dun compte

Ø Groupmail
: fonctionnalités permettant de définir des espaces dans lesquels les
emails entrants viendront se classer. Un peu comparable aux fonctions de
tri des forums de
discussion.

Ø Prise
en charge de clients pop 3 déjà existants

Ø Forums
de discussion

Ø
Outils
de chat intégré

Ø Possibilité
de parler en direct

Ø Visioconférence
par webcams

Ø Espace
de travail sur le web accessible par login et
pwd

Ø Accès
multidevices à lespace de travail du groupe: web, téléphone mobile,
PDA, TV interactive,…

Ø Clients
installables et synchronisables sur plusieurs
PC

La sélection finale
des outils comprenait 19 applications : Bungo, ContactOffice, Epiware, eProject, Groove, Hyperoffice,
Intranets.com, Linkuall, Magical Desk, Mayetic village, My communities, Portable
office, Punch webgroups, Smartgroups, Teamcast, Visto, Webaddressbook, Webex,
Zaplet.

Bien qu’ils ne figurent pas
dans la liste, on peut néanmoins citer quelques autres services intéressants si
lon souhaite disposer dun outil à fonction unique, par exemple Backflip,
Blink, Bookmarksplus ou Oneview qui permettent daccéder à sa liste de bookmarks
en ligne, de la gérer et de la partager avec dautres internautes. Boxxmail,
Freedrive, Netfloppy ou le site de la jeune société française Oodrive permettent
eux de stocker des documents sur des serveurs distants afin de pouvoir y accéder
à partir de nimporte quel ordinateur connecté à l’Internet. Tous ces sites
proposent également douvrir des espaces partagés où des invités peuvent accéder
aux documents stockés que vous aurez stockés à leur intention, et éventuellement
en ajouter de nouveaux. A des niveaux divers, toutes ces applications en ligne
participent du groupware. Mais elles sont très spécialisées et leurs
fonctionnalités souvent plus poussées que celles des outils que nous avons
retenus.

Ces derniers ont
lavantage de couvrir un champ plus large de fonctionnalités et cest évidemment
en cela quils peuvent être qualifiés d’outils de
groupware.

Cette liste est néanmoins
très diversifiée et mélange allègrement des outils sans doute considérés par
leurs éditeurs comme adressant des cibles différentes. Ainsi va-t-on trouver
Webex, acteur important de la conférence en ligne, aux côtés de Intranets.com
qui se positionne comme un créateur despaces en ligne pour les communautés.
Pour schématiser, des solutions proposées pour leurs fonctionnalités de type
synchrone vont être comparées avec des solutions connues pour leurs
fonctionnalités de type asynchrones. En effet, la distinction entre ces deux
univers est de plus en plus floue. Webex intègre maintenant à son offre la
possibilité davoir un bureau virtuel à partir duquel il est possible de lancer
une conférence en ligne. Intranets.com, comme sept autres solutions plutôt
positionnées asynchrones, propose dans son offre un outil de chat sur site.

La tendance est aujourd’hui
de laisser à lutilisateur le choix de loutil le mieux adapté à son propos et à
sa configuration "spatio-temporelle".

Un outil emblématique de
cette évolution est la solution Livemail intégrée dans Bungo. Cette application
conjugue à la fois la messagerie, les forums et le chat sur site (cest à dire
sans installation de client à la différence de outils de type ICQ). Livemail
permet de discuter en direct, mais, si lun des protagonistes se déconnecte, la
suite de la discussion sera historicisée dans son espace personnel et pourra ou
non lui être envoyée par email selon les options quil aura défini. Sil choisit
lenvoi par email, il pourra répondre à chaque message à travers son client de
messagerie habituel et les réponses ainsi générées viendront se synchroniser
avec les autres messages dans lespace communautaire.

Autre "amalgame",
celui des bureaux virtuels dédiés à un utilisateur final et des intranets clés
en mains gérés par un administrateur. Là aussi les forntières s’estompent
puisque certains bureaux virtuels permettent laccès à des tiers, à tout ou
partie des fichiers et applications, et fournissent les outils de gestion des
droits daccès. La différence avec un intranet clé en main, dont les
fonctionnalités de gestion des membres vont de soi, nest plus si évidente.
Notons toutefois quil est probable que les serveurs des outils orientés bureau
virtuel ne soient pas prévus pour supporter la même montée en charge que ceux
orientés intranets, mais cela reste à
vérifier.

Ligne de partage encore : le
mode de diffusion. Si la grande majorité des applications est distribuée en mode
ASP, l’une d’entre elle fonctionne sur le principe du P2P décentralisé (Groove),
une autre utilise des emails "intelligents" à base d’applets java dont le
contenu est lié à un serveur dapplication distant (Zaplet) et une troisième
mêle le mode ASP et la solution Quickplace de Lotus, module client permettant de
travailler hors connexion puis deffectuer des synchronisations avec lespace en
ligne (MayeticVillage).

De fait, nous pensons,
peut-être à tort, que lutilisateur final se préoccupe plus des fonctionnalités
que lui sont offertes par une application que par son mode de
distribution.

Critères d’évaluation des
outils de groupware sélectionnés

Après analyse des
communautés et des solutions, nous avons cherché à caractériser chacune d’entre
elles par rapport aux autres. Pour cela, nous avons construits deux catégories,
les activités de groupe et laccessibilité à lespace communautaire en situation
de mobilité, elles-même subdivisées en deux niveaux
qualitatifs:

Le niveau
1 des activités de groupe correspond à des outils plutôt orientés
vers lorganisation des activités des membres dun groupe
Le niveau
2 correspond à des applications de groupe privilégiant les outils de
production à distance.
Le niveau
1 des critères daccès à lespace communautaire en situation de
mobilité correspond aux applications qui ne peuvent être atteintes que par un
ordinateur connecté à l’Internet ou ne sont accessibles et synchronisables sur
plusieurs postes quà condition davoir préalablement installé un client
Le niveau
2 correspond aux applications qui peuvent être atteintes par
plusieurs types de terminaux ou par celles qui sont utilisables en mode
connecté ou déconnecté (grâce à linstallation dun client) et fournissent
ainsi un environnement de travail quasi-permanent, ce que les anglo-saxons
nomment "pervasives environments"

Critères
relatifs aux activités de groupes

Critères
relatifs à laccès à lespace
communautaire

1^er
niveau

Fonctionnalités
dorganisation

Ø Possibilité
de télécharger ou télédécharger des fichiers (upload / download) dans une
optique de partage

Ø Possibilité
de lire des documents en ligne grâce à un « viewer » ou par transcription
du document en HTML

Ø Agenda
partagé

Ø Fichier
contact partagé

Ø Webmail
intégré dans lapplication avec création dun compte ou récupération dun
POP3 existant

Ø Fonction
reminder par SMS ou email liée à lagenda ou à la To do list
perso

Ø Forum
de discussion

Ø Création
dune liste de diffusion (newsletter)

Ø Favoris
partagés

Ø «
To do list » partagé

1^er
niveau

Ø Espace
de travail sur le web accessible par un navigateur web, un login et un mot
de passe

Ø Client
personnel installable sur plusieurs postes à la fois et capable de
synchroniser ses différentes installations entre
elles.

2^ème
niveau

Ø Outil
de sondage/vote

Ø Fonctionnalités
de synchronisation de version

Ø «
Todo lists » partagée avec fonctionnalités dassignation de
tâches

Ø Fonctions
reminder (par email ou SMS) en relation avec lagenda
ou la « Todo list » de
groupe

Ø Outil
de brainstorming de type outliner

Ø Fonctionnalités
permettant le travail en commun sur un document en temps
réel.

Ø Fonctionnalités
de validation de documents (workflow)

Ø Possibilité
de présenter des documents de type PPT

Ø Possibilité
de créer et de partager d’application type bases de données ou
tableurs

Ø Possibilité
de générer de nouvelles pages dans le site
communautaire

Ø Tableau
blanc partagé

Ø Outil
de retouche dimage

Ø Partage
dalbum photo ou images

Ø Outil
de navigation simultanée et à plusieurs sur le
web

Ø Outil
de brainstorming de type outliner

Ø Outil
de groupmail

Ø Horloge
permettant de connaître lheure locale des différents membres du
groupe.

Ø Outil
de chat intégré

Ø Possibilité
de parler en direct

Ø Visioconférence

2^ème
niveau

Ø Accès
multi-terminaux aux applications personelles et privées de lespace
communautaire: web, téléphone mobile, PDA, TV
interactive,…

Ø Espace
accessible offline et online

Ø Accès
multi-terminaux à certaines applications partagées de lespace
communautaire: web, téléphone mobile, PDA, TV
interactive,…

Les 19 applications analysées ont
ensuite été croisées une à une avec lensemble des critères. Une application
répondant au critère a été notée 1. Une application ny répondant pas a été
notée 0. Un travail statistique a ensuite été effectué sur les totaux des quatre
catégories qui a permis de définir quatre grands types dapplications
susceptibles de répondre à des besoins différents.

outils orientés production de groupe avec accès limité	Outils orientés production de groupe avec accès multiples à lespace communautaire
Zaplet Webex	Groove Mayetic Village Linkuall
Outils orientés organisation de groupe avec accès limité à lespace communautaire	Outils orientés organisation de groupe avec accès multiples à lespace communautaire
Bungo My Communities Hyperoffice Webadressbook Epiware Portable Office Smartgroups EProject Teamcast	Punch Contact Office Magical Desk Intranets Visto

Il faut noter que les outils
permettant la production de groupe possèdent aussi toutes les fonctionnalités
d’organisation qualifiées de niveau 1 et qu’ils sont donc les plus
complets.

Il nous semble que
depuis Lotus Notes/Domino, les applications de groupware ont toujours été des «
killer app » et ne peuvent que continuer à lêtre. Comme lorsque les créateurs
dArpanet découvraient avec surprise que la messagerie était plus utilisée que
les bases de données, les besoins des utilisateurs en fonctionnalités de
communication continuent à prédominer sur

les besoins de
contenu. Et ce nest pas une comparaison entre SMS et WAP qui pourrait nous en
faire douter.

Le croisement que ces
applications réalisent déjà entre besoins individuels, besoins communautaires et
lieux de consultations multiples (terminaux divers) permet denvisager un
environnement informatique pervasif où lutilisateur sera relié en permanence à
ses données et aux communautés (de travail, damis, familiales) dont il est
membre.

Les nouveaux terminaux
vont déjà en ce sens (PDA, smartphones, pager type RIM) et les champs
dapplication pour les technologies communicantes se multiplient (vêtements,
voiture, logement,).

Ces applications et
les promesses de meilleure communication quils véhiculent sont à la fois une
opportunité de business lorsquelles sont orientés vers le client final (CRM,
marketing communautaire) et un défi organisationnel pour lentreprise agile de
demain.

Adresses web des
applis :

www.bungo.com

www.communityzero.com (My
communities)

www.contactoffice.com

www.junglemate.com (ex.
webaddressbook.com)

www.linkuall.com

www.mayeticvillage.com