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Outils Knowledge Worker - Outils Gestion Du Temps

J'ai testé Life Balance, de la société Llamagraphics, en septembre dernier et je dois dire que je regrette tous les jours la trop courte période d'essai (15 jours seulement) et le prix relativement élevé du logiciel (80$ pour la version complète).
Malgré le fait que je privilégie d'habitude les logiciels gratuits ou peu chers je me sens obligé de parler de LB car il n'a, à ma connaissance, aucun équivalent.
Life Balance se propose tout simplement de vous aider à gérer vos tâches, et donc votre temps, au mieux. Pour cela il réconcilie d'une certaine manière les deux méthodes que j'ai abordé dans de précedents billets;

* celle de Stephen Covey exposée dans son ouvrage "Les sept habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu'ils entreprennent (si,si!)" basée sur la mise en place d'objectifs à long, voir à très long terme
* celle de David Allen intitulé "Getting things done", qui privilégie l'organisation au quotidien et se focalise sur les listes de tâches à effectuer.

Life Balance propose tout simplement de soumettre chaque tâche, aussi minime soit elle à l'un des 5 ou 6 grands objectifs de votre vie. Ca semble un peu ridicule dit comme çà mais laissez moi vous donner un exemple:
Mettons que l'un des objectifs de votre vie soit de fonder une famille qui soit la plus heureuse possible à terme, selon les critères de bonheur qui sont les vôtres évidemment...
Pour cela vous devez au quotidien vous soucier de détails parfois triviaux. Ainsi le bon développement du petit dernier passe peut-être par ses deux heures de tennis hebdomadaires et donc par la gestion d'un certain nombre de tâches liées à ce micro-évènement. Life Balance va donc vous permettre de hiérarchiser tout cela dans un outliner de la manière suivante:

* Famille
o Epouse
o enfant A
o enfant B
+ Ecole
+ divers
+ Sport
# Judo
# Tennis
* Cours jeudi 18h00
* Divers tennis
o acheter grip raquette
o acheter nouvelles balles
o laver short

Chaque items peut être composé de sous-items, de sous-sous-items,... Pour chacun de ces items il est possible de définir:

* Un lieu d'éxecution contextuel (cf. David Allen) de type "Courses", "téléphone", "bureau", "maison"
* un niveau d'importance (curseur)
* une temporalité
o évènement unique (ex: acheter grip raquette)
o évènement routinier (emmener mon fils au tennis tous les jeudis à 18h)
o évènement avec une date d'éxecution ( laver short avant le jeudi 12 octobre)
o événement à inscrire dans le calendrier : encore plus d'options
+ ex: tennis le jeudi et le samedi toute l'année jusqu'au 15 juin
* une difficulté : à définir avec un curseur
* des notes complémentaires : n° de tél du club de tennis

C'est déjà beaucoup mais ce n'est pas tout.
Lorsque vous aurez défini vos tâches et queles aurez subordonnées à vos objectifs vous pourrez les retrouver en fonction du contexte que vous leur avez attribué. Ainsi lorsque vous cliquerez sur l'onglet "To Do List" et que vous choisirez dans le menu déroulant l'item "Extérieur et courses" vous obtiendrez la liste de toutes les tâches que vous avez à éxecuter dans ce contexte, quelquesoit le projet à long terme auxquel elles étaient rattachés initialement. Ainsi je pourrais trouver dans ma liste "extérieur et courses":

* acheter grip raquette
* acheter nouvelles balles

mais aussi

* récupérer linge blanchisserie
* acheter bouquin d'untel
* passer à la pharma
* ...

Une fois vos tâches executées vous cocherez avec une satisfaction non feinte les petites cases qui vont bien et irez dormir du sommeil du juste. Mais vous auriez tort car vous rateriez alors un nouvel élément novateur et à moitié éponyme de ce logiciel baptisé "Balance".
Il s'agit en fait d'un nouvel onglet qui vous présente un bilan graphique des actions et tâches que vous avez accomplies et les confronte à un modèle parfait. Ainsi, si vous avez 6 grands objectifs dans la vie chacun devrait représenter pour vous la même somme d'efforts. Graphiquement parlant chacun de ces objectifs, représenté dans un "camembert", devrait occuper idéalement 16,66% de l'espace de celui-ci.
D'autres proportions indiqueraient un déséquilibre entre le temps et les efforts que vous allouez à vos différents objectifs.
Le logiciel va justement calculer, en fonction de l'importance que vous aurez accordé à chacune des tâches que vous avez à effectuer ainsi que des efforts que vous lui avez consacré, un second camembert qui vous indiquera si vous êtes à l'équilibre et, si non, où doivent se concentrer vos efforts.

Pour finir rapidement sur ce logiciel je vous propose un bref récapitulatif de ses points forts et de ses points faibles:

les + :

* grande souplesse d'utilisation
* liste de tâche contextualisée
* fonctionnalités nombreuses
* visualisation des tâches accomplies en fonction des objectifs à long terme
* tâches pouvant être dépendantes entre elles dans al réalisation (chaque objectif est donc vu comme un projet composé de sous-projets)
* intégration Palm dès la version 3.0 de l'OS

les - :

* logique d'utilisation pas toujours simple au départ
* imports et exports limités (il y a bien un plug-in mais il est payant)
* impression des listes de tâches peu configurable
* calendrier peu lisible

Malgré ces derniers points négatifs mais facilement perfectibles mon avis est simple : Life Balance est une perle logicielle.

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