RessourcesKnowledgeWorker – RessourcesGestionInformationPersonnelle
Depuis
quelques jours je cherche à réorganiser totalement la gestion de mon information
personnelle. Pour linstant jutilisai un très classique système de dossiers
hiérarchisés sous Windows, doublé dun moteur de recherche local (Exalead
Desktop).
Ca
fonctionnait à peu près mais devant lafflux de nouvelles données (fils rss
notamment) jai fini par me dire quil serait bon de (tenter de) rationaliser
tout cela.
Mon idée, pas
nouvelle certes, est de réaliser une taxonomie personnelle globale qui me
permettra dutiliser les mêmes termes pour classer tout ce qui entre dans mon
système dinformation. Après un bref inventaire je me suis en effet aperçu que
je disposais de plus de 7 classements thématiques différents, certains
hiérarchisés et dautres non (souvent en fonction des possibilités données par
loutil de gestion utilisé) :
- base de
données perso (KB) dans laquelle je classe tout les documents qui me semblent
pouvoir être réutilisées ou importants –> système de dossiers natif de Windows - ma
production perso au sens large (cours, articles, courriers administratifs, présentations
ppt,) –> système de dossiers natif de Windows - compte
del.icio.us pour mes urls (avec synchronisation dans Firefox) - agrégateur
de fils rss –> l’excellent Newzie dont je reparlerai ici bientôt - messagerie –> Outlook
- mon blog –> www.outilsfroids.net
- les pages
web que je capture avant lecture via lexcellent plugin Scrapbook pour Firefox (mais en train d’être détrôné par le non moins excellent Zotero dont je parlerai aussi bientôt)
Un classement
unifié de tout cela me semblait possible à la base mais je me demande si je ne
vais pas finir par jeter léponge, ou en tout cas par voir moins grand.
En effet
après pas mal de recherche je ne trouve pas loutil capable de gérer une telle taxonomie
de manière dynamique. Jentends par là une interface qui me permettrait par
exemple de voir tout ce qui, sur mon poste, est classé sous le thème/tag « Intelligence
économique », ou de croiser ce thème avec un autre et de voir quels documents
émergent, quels quils soient : emails, urls, pdf,
Jai obtenu
des résultats partiels mais rien qui ne me satisfasse totalement. Je vais
néanmoins évoquer les solutions testées :
Tagg est un
logiciel java disposant d’une version gratuite. Il vous permet de tagger tous types de fichiers un
par un ou en groupe, vous pouvez ainsi appliquer très rapidement de nouveaux
éléments de classement à un dossier et à tous les sous-dossiers quil contient. Tagg
permet par ailleurs :
- De
prévisualiser plusieurs types de fichiers ZIP, html, txt, images, audio, mais
pas encore les documents Office et les pdf - De
lancer des recherches via les tags, y compris en les croisant - Dajouter
des métadonnées à un document - De
noter par un système détoile (1 à 5) les documents afin de pouvoir mieux les
trier ensuite - De
faire des recherches enregistrées (qui se mettent à jour automatiquement lors
de larrivée de nouveaux documents) - De
créer autant de database spécifiques quon le souhaite
En un mot cest
un excellent logiciel gratuit mais il ne répond pas à mes besoins car il ne
gère pas le classement de :
- Mes
emails - Mes
urls - Les
entrées de mon blog - Les
catégories créées dans Scrapbook - Les
catégories créées dans Newzie
En gros il
gère deux types de classement sur sept, ce qui est tout de même peu par rapport
à mes ambitions initiales
Tag2Find
à bien l’air d’être le logiciel que je cherche mais il fonctionne avec un disque dur partitionné en NTFS, ce qui pour
une raison obscure nest pas le cas du mien.
Reste TheBrain, oui je sais je vous rebats les oreilles avec ce logiciel depuis la
création dOutils Froids, mais il ny a pas de raison que je me prive dun
outil qui, sans avoir été mis à jour depuis des années, présente une ergonomie et une intégration qui en remontrent à beaucoup de logiciles récents
et permet dutiliser des tags (encore appelés « keywords » à lépoque)
comme on le veut, de classer des thématiques avec une hiérarchisation ouverte,
de réaliser des sortes de classifications à facette, etc, etc
A ce propos
je serai très interessé par lavis des spécialistes sur cet
outil. Comment en effet qualifier cet hybride surdoué du classement ?
Got, Manue si vous mentendez.
Bon The Brain
donc va un peu plus loin puisquavec lui je peux gérer :
- Les
docs de ma KB - Les
docs de « mes docs » - Mes
urls - Les
entrées de mon blog
Cest un
peu mieux mais ce nest pas encore assez je trouve. Alors que me reste t-il ?
On aurait
pu penser que la réponse serait dans Vista, le nouveau système dexploitation
de Microsoft. Les explications sur son système de tags données par Gina Trapani
sur Lifehacker sont à la fois tentantes et décevantes. Tentantes car le système
proposé par Microsoft semble pratique et particulièrement simple dutilisation.
Décevantes car il ne permet pas de tagger tous les types de fichiers (par
exemple RTF, .txt, .png). Je ne pense pas non plus quil me permettra de gérer
les catégories de del.icio.us ou de mon agrégateur.
Bien sûr il
y a toujours moyen dentretenir une taxonomie non dynamique, sous Excel par
exemple, et de la mettre à jour dès que le besoin de créer une nouvelle
catégorie se fait sentir. Il faut ensuite penser à répercuter tout changement effectué
dans mes 7 classements existants. Par
ailleurs à chaque fois quon souhaitera créer une nouvelle thématique il faudra
ouvrir le document renfermant la taxonomie pour être sûr quil ny pas doublon.
Au final tout cela risque de donner … un système mort-né
Ma dernière
chance réside dans Mind Manager de la société Mindjet. Jai pu en obtenir
une copie gratuite lors de laction promotionnelle quils ont lancé vers les
bloggeurs voilà quelques mois. Je men félicite tous les jours (ah oui vraiment bravo Christophe!) car même si jaimais
bien Freemind il faut reconnaître que Mind Manager est incomparablement plus puissant.
Je vais
donc voir sil peut maider à répondre à mon problème et je vous tiens au
courant. Si vous avez des idées je suis bien sûr preneur.
Article très intéressant, merci pour toutes ces informations. Je me permets d’attirer votre attention sur le logiciel TagFlow (www.tagflow.ch) que nous avons développé spécifiquement pour répondre à ce problème. Celui-ci organise les fichiers grâce à un système de tags intelligents, est multi-plateformes et se veut très simple d’utilisation.